• 2020年6月17日

Slackの古い記事をバックアップ


テレワークで重要なコミュニケーションツール「Slack」、無料版で使っていたら思いの外容量を圧迫し、予想以上に早く古い記事が読めなくなりました。
困ってしまってバックアップを取ることにしました。

管理者権限でバックアップをダウンロードする事ができます。
ワークスペースの[設定と管理]-[ワークスペースの設定]で[データのインポート/エクスポート]をクリック。

Slack

↑ここでSlackのデータのインポートもエクスポートもできます。

バックアップはそのままでは読めないので、Slackに新しいワークスペースを作成し、ダウンロードしたバックアップファイルを読み込むと、失われた記事が読めるようになりました。つまり、過去ログようのワークスペースになったわけです。ただし、チャンネルの記事だけで、ダイレクトメッセージは読めません。

 

  • 2020年6月17日

Outlookのメール設定編集ができない


Outlook2019はメール設定の編集がなかなかできません。
手入力で編集できる画面に普通にやっても行けません。
しょっちゅうググるので覚書です。

[ファイル]-[アカウント設定]-[プロファイルの管理]
ユーザーアカウント制御画面が出るので「はい」
メール設定画面が開く→[電子メールアカウント]をクリック
[アカウント設定]画面で、メールアドレスを選択→[変更]をクリック

よくあるプロバイダのサポートサイトの案内では開けない。
[アカウント変更]ではだめ。

これで昔ながらのメールアカウント編集ができますが、それでもプロバイダごとに何か事情が違うのか、[@]を[-]に変えて入力するケースがあったり、サポートサイトにも載っていないので電話で問合せしないと完了しないという状況です。
なんでこんな面倒にしたのか、理解不能です。

パソコンの新規セットアップで一番難しいのがメール設定。
何も知らずにメールアドレスとパスワード入力して、そのままで良い人用に作られているのでしょう。

  • 2020年5月27日


テレワークの設定などでディスプレイを付け替えたタイミングで、画面表示が逆さになりました。ディスプレイの設定を変更したわけではありません。別の人のパソコンでも起きた現象で、リモート接続したソフトによって逆さになったり、ならなかったりします。

ディスプレイ

ググってみるとたまにある現象のようで、[Ctrl]+[Alt]+[↑]で直りました。

  • 2020年3月21日


テレワークでなくてもFAXをやめたい会社さんや個人のお客様はいらっしゃいます。どうしてFAXをやめられないのでしょう。

パソコンやスマホを触りたくない相手(会社)とお付き合いしなければいけない場合です。

昔ながらのFAXありきの業務や思想を変えたくない人たちがいるわけです。意外ですが大手さんに多いそうです。そういう人たちも永遠にそれを続けられる訳では無いのですが、とにかく粘りたいのでしょう。自分が現役の間は逃げ切りたい。そういう壁とまともに戦っても無駄です。

Brother家庭用FAX複合機は、今はBrotherが優秀です。受信FAXをクラウドやメールに転送でき、100%ペーパーレスが可能です。迷惑広告も迷惑電話登録で遮断できます。

ここに一つ問題がありました。送信済みFAXを後から確認できない。送信時の確認はエラーがあれば通知レポートがありますし、心配なら通知レポートを保存すれば良いでしょうが、今までのFAX複合機のように相手先が一覧表示されたり、検索できたりということはできません。どうしてもと思うなら、FAX送信済みフォルダを作成して、そこにFAX送信と同時に保存するとか、送信したファイルに「ファイル名_xxxx(日付)FAX済み.xlsx」とファイル名の後ろにコメントをつける等、自分で一手間かけることです。

自分が変わったほうが早いです。なんだかんだ言っても人は慣れます。

  • 2020年3月4日

FAXをやめたい(PDF編集)


在宅勤務(テレワーク、リモートワーク)移行の壁になるのが、電話・FAX。FAXで届く注文に色々書き込んで返信FAXする業務をどうするか、今どきの複合機はFAXをNASに転送したり、メールに添付する機能はありますが、それを紙で処理している今までの業務のあり方を、人間が変えていかないといけないのです。

FAX受信→口頭で在庫確認→返事書き込み→FAX返信
これを
FAX受信→NASへ転送→Slackで在庫確認→PDF編集で返事書き込み→PCFAX送信。
に変えるわけです。

PDF編集には、普通は高額なアプリ「Acrobat」などを使うわけですが、フリーソフト「Libre Office」でPDFファイルを開くと編集が可能で、PDFに書き出しも可能です。

紙でなくデータを扱う場合、ファイル名にルールを決めて、NASに転送されたFAXファイルをまず、その日の日付フォルダに入れ、xxxx(受信日付時刻).pdfとし、確認作業や返信など作業が終わり次第、ファイル名に追加していってはどうでしょう?xxxx(受信日付時刻)○○在庫確認xxxx(返信日付)fax返信済.pdf。

そして、PCFAXで送信。その日の日付フォルダにある返信済みファイルの数と、PCFAXの送信数が一致していれば良し。その確認作業を別のスタッフがすればなお確実です。そして、翌日それぞれ取引先フォルダにファイルを移動。

紙で目の前にあるのと違って、データの扱いは不慣れなうちはミスが増えそうです。最初はみんな不慣れなのです。それなら、紙を見える所に置いておくように、画面をマルチモニタにして、処理が終わるまで画面に出しておいても良いでしょう。これで棚の上の分厚いファイルは一つ無くなります。

  • 2019年12月15日

データ消去ってどうやるの?


ノートパソコンのデータ消去をご依頼頂きました。

パソコンからハードディスクを取り出し、電気ドリルで穴を開けると、中の円盤が割れます。振るとカシャカシャと粉々になった音がします。

物理的データ消去

結構力が入ります。摩擦でドリルの先端はかなり熱を持ちます。破片も飛び散るので子供さんやペットのいるお宅はご注意ください。ノートパソコンなら簡単に割れますが、デスクトップは無理です。簡単には穴も開けられません。

こういう先々のデータ消去の手間を考えたら、デスクトップでもSSDにしておいた方が良いでしょうね。そして、パソコンは買い替えてもSSDは使い続けるのが良いかと思います。

  • 2019年9月23日

ファンクションキーが使えない

最近セットアップしたパソコンが、ファンクションキーがそのままでは使えません。[Fn]キーを押しながら押す設定だったりします。一番使うのが[F6]〜[F10]の文字の変換と、[INS]キーでしょうか。いずれも納品前に確認して予め設定変更してお客様にお渡ししています。困ったのはHP、BIOSで設定変更するのですが、従来どおりのキー設定に変更すると[INS]キーが逆に[Fn]キーを押しながらになってしまいます。この変更で楽になったのはディスプレイの明るさの切替や音量調整ですが、この機能を使っている人を見かけたことはありません。それとテンキーのドットキーが上の方にあるのはあり得ないわ。この配置は購入前には気づかなかった。メーカーサイトにもキーボードの配列については確認できませんでした。

  • 2019年9月21日

Windows7終了についてお客様からご相談を受けて、パソコンの状態を確認してみました。
PC:Sony PCG-7184N
OS:Windows7 Home Premium 64bit
CPU:Intel Core 2 Duo P8700 2.53GHz
Memory:2GB
HDD:500GB

Windows7初期のパソコンなので、2010年位でしょうか。もちろんWindows10対象外ですが、パソコン自体はとてもきれいでハードディスクも問題無し。動作が遅いのはメモリが少ないせいで、むしろメモリ2GBでよく動いていると感じました。お客様仰るとおりあまり使っていないようです。どうせダメなら買い替えですし、バックアップするデータもそう多くないので、ダメ元でWindows10にアップグレードしてみました。

メモリは4GBに増設して、セキュリティソフト(Norton)やバンドル版のiフィルターはアンインストールして、Windows10にアップグレード。Bluetoothはドライバが無いようで削除されましたが無くても問題無しです。この頃のVista以降のSonyのパソコンは結構Windows10で動いています。

  • 2019年9月3日

不審なログインの試みをブロックしました

お客様から、こんなメールが来たけどどうしたら良いですか?と連絡が来ました。

このメールアドレスの再設定用に登録しているメールアドレスに来たそうです。事務員さんがちょうどアクセスしてたまたま拒否られたかもしれません。このIPアドレスを逆引きしてみると、そのお客様のプロバイダでした。

お客様に確認くんでIPアドレスを確認していただくと、IPアドレスが一致しました。住所は神奈川県ではありますが20kmくらい外れています。いつもこの位は普通にずれます。確認したら、「はい、心当たりがあります」にチェックして送信しておきましょう。

  • 2019年8月26日

Adobe ReaderでPDFが開けない

突然複合機に保存されているFAXが開けなくなったとSOSが来ました。

Adobe Acrobat または Readerに問題があります。Acrobat または Readerを実行している場合、終了してからもう一度やり直してください。。(0:521)

パソコンに保存すれば開けます。複合機のFAXソフトからAdobe Readerへの連携に問題がありそうです。ネットでググって、下記の方法で解決しました。

1.Adobe Readerを開きます。

2.左上の「編集」を左クリック

3.開いたメニューの一番下の「環境設定(N)」を左クリック

4.大きなウィンドウの左のメニューの真ん中の「セキュリティ(拡張)」を左クリック

5.上にサンドボックスによる保護の中の「起動時に保護モードを有効にする(M)」の

 チェックを外してください。

6.右下の「OK」を左クリック

ウイルスバスタークラウドにも問題が発生しているようです。

Adobe Acrobat Readerでオンライン上のPDFファイルを開くことができない事象やPDFファイルの印刷ができない事象が発生する

フリーウェイ販売管理でもPDFへの出力ができなくなり、やはり同じ方法で改善しました。

他のお客様では、Thunderbirdでメールの添付ファイルをダブルクリックで開くとすごく時間がかかるそうで、この方法をお試し頂くようお願いしました。

そもそも、Acrobatの提供する保護モードは、悪意あるPDFファイルからパソコンを守るための機能なので、デフォルトで有効になっています。本来は特定のPDFを信頼する設定をしてセキュリティ制限を回避すべきで、Acrobatのサポートサイトに解説があります。
 
ただ、普通のお客様には難しいと思われ、今のところは無効にしていただくしか無いかなと思います。悪意あるPDFであればセキュリティソフトが対応するだろうと考えます。