• 2020年3月21日


テレワークでなくてもFAXをやめたい会社さんや個人のお客様はいらっしゃいます。どうしてFAXをやめられないのでしょう。

パソコンやスマホを触りたくない相手(会社)とお付き合いしなければいけない場合です。

昔ながらのFAXありきの業務や思想を変えたくない人たちがいるわけです。意外ですが大手さんに多いそうです。そういう人たちも永遠にそれを続けられる訳では無いのですが、とにかく粘りたいのでしょう。自分が現役の間は逃げ切りたい。そういう壁とまともに戦っても無駄です。

Brother家庭用FAX複合機は、今はBrotherが優秀です。受信FAXをクラウドやメールに転送でき、100%ペーパーレスが可能です。迷惑広告も迷惑電話登録で遮断できます。

ここに一つ問題がありました。送信済みFAXを後から確認できない。送信時の確認はエラーがあれば通知レポートがありますし、心配なら通知レポートを保存すれば良いでしょうが、今までのFAX複合機のように相手先が一覧表示されたり、検索できたりということはできません。どうしてもと思うなら、FAX送信済みフォルダを作成して、そこにFAX送信と同時に保存するとか、送信したファイルに「ファイル名_xxxx(日付)FAX済み.xlsx」とファイル名の後ろにコメントをつける等、自分で一手間かけることです。

自分が変わったほうが早いです。なんだかんだ言っても人は慣れます。

  • 2020年3月4日

FAXをやめたい(PDF編集)


在宅勤務(テレワーク、リモートワーク)移行の壁になるのが、電話・FAX。FAXで届く注文に色々書き込んで返信FAXする業務をどうするか、今どきの複合機はFAXをNASに転送したり、メールに添付する機能はありますが、それを紙で処理している今までの業務のあり方を、人間が変えていかないといけないのです。

FAX受信→口頭で在庫確認→返事書き込み→FAX返信
これを
FAX受信→NASへ転送→Slackで在庫確認→PDF編集で返事書き込み→PCFAX送信。
に変えるわけです。

PDF編集には、普通は高額なアプリ「Acrobat」などを使うわけですが、フリーソフト「Libre Office」でPDFファイルを開くと編集が可能で、PDFに書き出しも可能です。

紙でなくデータを扱う場合、ファイル名にルールを決めて、NASに転送されたFAXファイルをまず、その日の日付フォルダに入れ、xxxx(受信日付時刻).pdfとし、確認作業や返信など作業が終わり次第、ファイル名に追加していってはどうでしょう?xxxx(受信日付時刻)○○在庫確認xxxx(返信日付)fax返信済.pdf。

そして、PCFAXで送信。その日の日付フォルダにある返信済みファイルの数と、PCFAXの送信数が一致していれば良し。その確認作業を別のスタッフがすればなお確実です。そして、翌日それぞれ取引先フォルダにファイルを移動。

紙で目の前にあるのと違って、データの扱いは不慣れなうちはミスが増えそうです。最初はみんな不慣れなのです。それなら、紙を見える所に置いておくように、画面をマルチモニタにして、処理が終わるまで画面に出しておいても良いでしょう。これで棚の上の分厚いファイルは一つ無くなります。

  • 2019年12月15日

データ消去ってどうやるの?


ノートパソコンのデータ消去をご依頼頂きました。

パソコンからハードディスクを取り出し、電気ドリルで穴を開けると、中の円盤が割れます。振るとカシャカシャと粉々になった音がします。

物理的データ消去

結構力が入ります。摩擦でドリルの先端はかなり熱を持ちます。破片も飛び散るので子供さんやペットのいるお宅はご注意ください。ノートパソコンなら簡単に割れますが、デスクトップは無理です。簡単には穴も開けられません。

こういう先々のデータ消去の手間を考えたら、デスクトップでもSSDにしておいた方が良いでしょうね。そして、パソコンは買い替えてもSSDは使い続けるのが良いかと思います。

  • 2019年9月23日

ファンクションキーが使えない

最近セットアップしたパソコンが、ファンクションキーがそのままでは使えません。[Fn]キーを押しながら押す設定だったりします。一番使うのが[F6]〜[F10]の文字の変換と、[INS]キーでしょうか。いずれも納品前に確認して予め設定変更してお客様にお渡ししています。困ったのはHP、BIOSで設定変更するのですが、従来どおりのキー設定に変更すると[INS]キーが逆に[Fn]キーを押しながらになってしまいます。この変更で楽になったのはディスプレイの明るさの切替や音量調整ですが、この機能を使っている人を見かけたことはありません。それとテンキーのドットキーが上の方にあるのはあり得ないわ。この配置は購入前には気づかなかった。メーカーサイトにもキーボードの配列については確認できませんでした。

  • 2019年9月21日

Windows7終了についてお客様からご相談を受けて、パソコンの状態を確認してみました。
PC:Sony PCG-7184N
OS:Windows7 Home Premium 64bit
CPU:Intel Core 2 Duo P8700 2.53GHz
Memory:2GB
HDD:500GB

Windows7初期のパソコンなので、2010年位でしょうか。もちろんWindows10対象外ですが、パソコン自体はとてもきれいでハードディスクも問題無し。動作が遅いのはメモリが少ないせいで、むしろメモリ2GBでよく動いていると感じました。お客様仰るとおりあまり使っていないようです。どうせダメなら買い替えですし、バックアップするデータもそう多くないので、ダメ元でWindows10にアップグレードしてみました。

メモリは4GBに増設して、セキュリティソフト(Norton)やバンドル版のiフィルターはアンインストールして、Windows10にアップグレード。Bluetoothはドライバが無いようで削除されましたが無くても問題無しです。この頃のVista以降のSonyのパソコンは結構Windows10で動いています。

  • 2019年9月3日

不審なログインの試みをブロックしました

お客様から、こんなメールが来たけどどうしたら良いですか?と連絡が来ました。

このメールアドレスの再設定用に登録しているメールアドレスに来たそうです。事務員さんがちょうどアクセスしてたまたま拒否られたかもしれません。このIPアドレスを逆引きしてみると、そのお客様のプロバイダでした。

お客様に確認くんでIPアドレスを確認していただくと、IPアドレスが一致しました。住所は神奈川県ではありますが20kmくらい外れています。いつもこの位は普通にずれます。確認したら、「はい、心当たりがあります」にチェックして送信しておきましょう。

  • 2019年8月26日

Adobe ReaderでPDFが開けない

突然複合機に保存されているFAXが開けなくなったとSOSが来ました。

Adobe Acrobat または Readerに問題があります。Acrobat または Readerを実行している場合、終了してからもう一度やり直してください。。(0:521)

パソコンに保存すれば開けます。複合機のFAXソフトからAdobe Readerへの連携に問題がありそうです。ネットでググって、下記の方法で解決しました。

1.Adobe Readerを開きます。

2.左上の「編集」を左クリック

3.開いたメニューの一番下の「環境設定(N)」を左クリック

4.大きなウィンドウの左のメニューの真ん中の「セキュリティ(拡張)」を左クリック

5.上にサンドボックスによる保護の中の「起動時に保護モードを有効にする(M)」の

 チェックを外してください。

6.右下の「OK」を左クリック

ウイルスバスタークラウドにも問題が発生しているようです。

Adobe Acrobat Readerでオンライン上のPDFファイルを開くことができない事象やPDFファイルの印刷ができない事象が発生する

フリーウェイ販売管理でもPDFへの出力ができなくなり、やはり同じ方法で改善しました。

他のお客様では、Thunderbirdでメールの添付ファイルをダブルクリックで開くとすごく時間がかかるそうで、この方法をお試し頂くようお願いしました。

そもそも、Acrobatの提供する保護モードは、悪意あるPDFファイルからパソコンを守るための機能なので、デフォルトで有効になっています。本来は特定のPDFを信頼する設定をしてセキュリティ制限を回避すべきで、Acrobatのサポートサイトに解説があります。
 
ただ、普通のお客様には難しいと思われ、今のところは無効にしていただくしか無いかなと思います。悪意あるPDFであればセキュリティソフトが対応するだろうと考えます。

 

  • 2019年8月21日

PDFの文章をコピーすると文字化けする

複合機でスキャンしたPDF文書の内容をコピーすると文字化けするとのご質問です。複合機は「Canon PIXUS TS8130」。全部が文字化けするわけではありません。

この複合機は複合機のパネルからスキャンするには、文章か画像か簡単な設定しか選択できません。パソコンのスキャンアプリからだと、PDF(文章)で設定でき、これだと文字化けしません。

スキャンして作成されたPDFファイルのプロパティを見ると、フォントを読み込んでいるかいないかがわかります。ファイルに読み込まれていないので、どうにもなりません。スキャンする際に正しい設定でスキャンする必要があります。

 

  • 2019年7月9日

音声入力のすゝめ

前田裕二さんの「メモの魔力」が人気ですが、私はメモという”物”が残るのが苦手です。思いついたことをすぐに書き留めたかったり、すぐに書き留めないと頭の中を通り過ぎてしまいます。岡田斗司夫さんのように付箋に書きまくったりもしましたが増えまくって困る。運転中に思いつくと大変。以前からこれは課題でしたが、この頃は音声入力の精度が上がってきました。最近の音声入力の方法をまとめてみました。

iPhoneアプリの「メモ」→Macの「メモ」に共有。


Googleアプリの「Documents」→GoogleDriveで共有。

Gmail、文章は全部音声入力。


GoogleHomeで買い物リストに入れてしまう→スマホのHome画面にショートカットを出しておく。


最近はメモを全部自分のslackに入れています。まず、自宅ではGoogleHomeで思いついたことを何でもSlackに入力。これはIFTTTで作りました。

「スラック ○○」と言うと、slackの投稿用のメールアドレスに○○の内容でメールを送信する」slackは後で内容を整理します。

GoogleHomeはちょっとコツがあって、わかりやすく言ってあげないと、「すみません、お役に立てそうにありません」と謝られてしまいます。犬を飼ったことのある人ならわかるはず、わかりやすいコマンドってやつです。Google先生の日本語対応が非常に充実していて、これをユーザーが使うほど、より進化が加速します。私達の老後の為にGoogleを育ててやるってこと。買う(使う)=育てる、支援するってこと。

老眼は皆が通る道、長時間のパソコン作業はもちろん、小さなスマホ画面の入力はほとんど拷問です。もっと年を取った時の為に楽しい老後への準備をしましょう。

追記:メモは苦手ですが、前田さんの考え方は好きです。

  • 2019年5月23日

スタートメニューに削除したアプリが残る

アンインストールしたソフトがスタートメニューには残ってしまうことがあります。もちろんソフト自体は存在しないので起動はできません。Windows7以前は右クリックで「この一覧から削除」でできましたが、Windows10ではユーザーの自由にはさせてくれません。デスクトップ上にショートカットすら作らせたく無いようです。

[ファイルの場所を開く]で、下記を開き、削除したいショートカットやフォルダを削除。

「C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs」