• 2015年11月5日

EXCELで有給休暇を管理する

有給休暇管理表お客様から有給休暇の管理表に関してご相談いただきました。
有給休暇の付与や時効消滅、休暇取得などの増減をわかりやすくしたいそうです。
社会保険労務士さんも契約していますし、管理ソフトもあるようなのですが、相談したところ、「めんどくさい」そうで、手書きでやってと言われたそうです。
ちょっとムカっときたので、EXCELで作ってみました。
使っているのは関数だけです。
管理表の作成日、社員名、入社年月日、有給休暇取得日を入力するだけで毎年増減が管理できます。
EXCELの2003-2016、LibreOfficeで動作確認済みです。
このくらいのワークシートなら互換性など問題にならないのです。

ファイルを公開して自由に使って頂いても良かったのですが、ベースになる書式の出所が確認できないので、イメージだけのせます。
講習会のテーマにも良さそうですね。

  • 2014年9月25日

EXCELに見えない図形(オブジェクト)がたくさん

EXCELファイルが妙にサイズが大きいというトラブルが結構あります。
マクロだのいろいろ機能を使っているのでも無いのに5MBを超える。
今回のケースは、見えない図形(オブジェクト)が数えきれないほどあった為でした。
図形を普通に削除しようとすると恐ろしく時間がかかって、フリーズしているか、フリーズしているかのように見えます。
一つオブジェクトをクリックして選択し、[Ctrl]+[A]ですべてのオブジェクトを選択できるはずなのですが、とにかく図形をいじるととてつもなく重たくなるので別の方法で。
前のEXCEL(2000-2003)では[編集]→[ジャンプ]→[セル選択]→[オブジェクト]でしたが、2007・2010では、[Ctrl]+[G]→[セル選択]→[OK]→オブジェクトにチェック。

見えない図形

すると何千ものオブジェクトが・・・・。
これをDeleatで全て削除。恐ろしく時間がかかるので放置。
結局、朝放置して仕事に行って、午後返ってきてまだ終わらず、6時間ほどかかったようです。

LibreOfficeの場合は、画面下の図形描画ツールバーの左下にある図形選択の矢印ボタンをクリックし、[Ctrl]+[A]でオブジェクト全て選択。Deleatで削除。
こちらは図形選択に少し時間はかかりますが削除はすぐにできました。
LibreOffice

12MBあったファイルが45KBになりました。
これって、ネットでもググると同じようなケースがヒットします。
一体どんな事をしたらこういう風になるのでしょう?
今回は使わないファイルでしたが、仕事で上司からこんなファイルが送られてきたら・・・、得意先からこんなファイルが送られてきたら・・・、みんなどうするんだろう。

  • 2014年4月18日

NASに保存したExcelファイルをダブルクリックすると、開くのに異常に時間がかかるとのこと。
そういえば別のお客様の会社で、同じ症状を見ました。
調べてみると、あちこちで同じ障害が起こっていますね。

ネットワーク経由で Excel ブックを開く処理が遅い

Office File Validation (OFV) アドインがインストールされた Excel 2003 でネットワーク上のファイル共有から XLS ファイルを開くのが遅い

office file validation add-in

「Office File Validation Add-In」のせいです。
不正に細工されたOfficeファイルを検知するアドインで、3年前くらいからの障害らしいのですが、上記のサイトでは昨年の7月にも更新されています。
つまり、対応しきれず続いてるってこと?誤検知もあるらしい。どっちが不正だ。

法人のお客様でも、あるパソコンは修正プログラムで直ったけど、別のパソコンはダメだったりします。
「MS-OFFICE2003」はサポート終了ですが、対応不可能な会社さんだってあります。
ちなみにお金の問題では無く、業務に支障が出る問題です。
こちらで修正プログラムで解消しないパソコンは、担当者がある程度スキルのある方なので、「Office File Validation Add-In」をアンインストールすることにしました。

それにしても腑に落ちないのは、何で今頃になってこれが発生したのか・・・。

 

  • 2013年5月12日

Office2010のツールバーもどきを作る

Office2010のリボンがどうしても嫌いです。イライラします。
そこで、クイックアクセスツールバーによく使うボタンを設置してリボンの下に表示してみました。
設置したのは、「新規」「開く」「上書き保存」「左揃え」「中央揃え」「右揃え」「罫線」「書式コピー」「ページ設定」「印刷プレビュー」「印刷プレビューと印刷」「プレビューを閉じる」「閉じる」
excel

リボンは最小化して、必要な時だけ表示させます。
たいていのコマンドは右クリックからのメニューでできます。
なかなかいい感じになりました。

  • 2013年5月3日

Excelでワープロ

Wordで俳句の冊子を作るのだそうです。
中で、一句ごとに番号を降るのが大変だそうです。
こんな感じ。
word縦書 で、番号を横書きにする為に、「縦中横」なんて機能を使うのですが、これがかなりめんどくさい。
しかも番号を上書きで入力できない。

考えました。
いっそ、Excelでやった方が簡単じゃないですか?

オプションでEnterの後左に進むよう設定して、1ページ分作ったらシートコピーしたらすごく簡単じゃないですか?
番号はオートフィルで一気に入力、文章は上書きで。
実際、ワープロ打つのもExcel使う人っているんです。
なぜなら、Wordは機能が多くて、使わない(知らない)機能が勝手に動くのを止めるのが大変で使いづらいからなんです。

印刷しちゃったら、どっちで作ったかなんてわかりません。
excel縦書

  • 2013年4月15日

EXCELの1900年問題?

EXCELで作成されたワークシートをLibleOfficeで開いたところ面白い現象が起きました。
左がEXCEL2003で、右がLibleOffice。
同じ文書を開いています。

excel libre excel
Libre Officeでは9日が重複し、30日が無くなっています。
この9日のところまでは、セルの中のデータは「2012/3/9」なのです。
おかしくなっているその下のデータは「1900/1/10」になっていて、消えた30日まで「1900/1/30」で、31日は「2012/3/31」です。
おそらくここから手入力したのでしょう。
試しにLibreOfficeで「13」と入力して表示形式を日付にすると、「1900/1/12 0:00」になりました。
「MS-OFFICE2013」で「13」と入力して表示形式を日付にすると、「1900/1/13 12:00 AM」になりました。
「1/13」と入力すれば「2013/1/13」となります。
Excelの1900年問題というのがありましたが、それに対応した結果出たバグでしょうか?
ともあれ、「x/x」、「xx/x/x」の形式で入力すれば問題は無いようです。

  • 2012年5月31日

パソコンのセキュリティ設定

セキュリティ設定をお願いしたいとご依頼頂きました。
こちらは毎年1回パソコンのセキュリティ設定と更新処理などで伺っています。

インストールしている「NOD32アンチウイルス」のアップグレード。
WindowsUpdate。
「Adobe Reader」「Flash」「Java」を最新にアップグレード。
パソコンに変なものが入り込んでいないか確認。
古いパソコンはIEをVer.6からVer.7にUpgrade。
かな入力がローマ字入力になってしまったのを修正。

工事工程表をパソコンで作りたいと仰せ。
本当は、手描きで充分なものは無理にパソコンでやる必要は無いのです。
そうお話しすると、仲間内がみんなパソコンで作っているので、なんだか手書きが出し辛い雰囲気なのだそうです。

お客様がフリーソフトの工程表を見つけたそうですが、日程部分を一マスづつ色を変えなくてはならず、大変だったそうです。
つまり、お客様ご夫妻がパソコンもExcelも使いこなせない状態なわけです。
使い易いものがあれば有料でも構わないと仰せです。
私もご相談を受けて、Excelで工程表を作るのは簡単ですが、
お使いになるお客様自身がExcelをどの程度理解してるのかで使い勝手が変わります。
つまり、一番良い方法は一つでは無い。
一番問題なのは日程の部分。

フリーソフトも探したそうですが、いじくっている間に変になってしまったとか。
見つけたというフリーソフトを見せていただき、タブを追加。
「便利な使い方」とタブに名前をつけます。
以下の4つの解説を入力。

1)セルの範囲設定は始点をクリックして、[Shift]を押しながら終点をクリック
2)飛び飛びの範囲選択は、[Ctrl]を押しながらセルをクリック
3)連続したデータの入力は、2つのセルを入力して範囲設定し、右下の[+]をドラッグ
4)直前に行った操作を繰り返すには、範囲設定して[F4]

この4つだけでも覚えると、Excelだけでなくパソコンのいろんな操作が楽になります。
そして、このファイル名に「(ファイル名)(原本)コピーして使う」と名前をつけます。
つまり、この表のコピーを作業するならいつも解説が見れます。
お客様は私が作業しているのを見て、「Undo(直前の作業の取り消し)」を覚えたようです。

高機能なものを勉強しないと使えない現状では、パソコンを使う人がいつまでたっても楽になりません。
会計ソフトも買ったそうですがうまく使えないとか。
税理士さんは今までどおり領収証を整理して手描きのノートへの記入で良いと言っているそうです。
私も同意見です。
税理士さんがそう言っているならそれで良いのです。
なまじ、不慣れなのに入力などすると、かえってチェック作業が発生してしまいます。
何でもかんでもパソコンを使うのが良いというわけではありません。

 

  • 2011年11月3日

EXCEL互換パックで読み取り専用になる

職場のEXCEL2007で作成したファイルを自宅のパソコンで開くと読み取り専用になるとご相談を受けました。
自宅のパソコンには、EXCEL2003と互換機能パックが入っています。
そのファイルに含まれる機能が2003では使えないわけです。

自宅のパソコンのEXCELも、バージョンアップしなければいけないのでしょうか?

もちろんバージョンアップすれば、ここでは問題解決するでしょう。
では、他の人も、他の取引先も、みんなバージョンアップせよということになります。
そもそもこの現象は、ファイルを作った側が保存形式を「97-2003 ブック(*.xls)」で保存すれば良いのに、2007形式(*.xlsx)で保存したから起こった障害で、作成側で回避できる問題です。
97-2003互換形式
いちいち面倒なら、EXCELのオプションで保存形式をあらかじめ「97-2003 ブック」にしておけば良いです。
この問題については、大学関係では案内されているはずですが、特に東京農業大学の案内がわかりやすい。
Excel 2007-2003 ファイル互換について

会社でOFFICEのバージョンが違うものが1台混在すると、上記の問題がとても不便で、知らずに購入した会社はたいていこのようなトラブルに見舞われています。
EXCELの講習会を請け負うことがあるので、バージョンが変わるたび新機能を確認しますが、2002以降のバージョンアップの新機能で、「これはぜひ使いたい」と言われるものはありません。
生徒さんにもテキストには載っているので紹介しますが、結局使わないような機能です。
ましてや互換の問題が起こるかもしれないリスクを犯してまで使いたい機能はありません。

自宅のEXCELのバージョンが古かったおかげで、かえってこういう問題があることに気付けました。
知らないうちに他人に迷惑をかけないよう注意しましょう。

ちなみに、私も慣れれば使いやすいのかもしれないと、しばらく併用して使っては見ましたが、やはり互換性の問題でトラブルやイライラすることが多く、使用を断念してアンインストールしました。

  • 2011年2月18日

EXCEL2007で左右鏡像を作りたい

お客様からの質問です。
EXCEL2007で図形などを挿入して作った書類を、左右鏡像にして見開きに印刷したいのだそうです。
方法はひとつではありませんが、データとして使わなくて良いなら、一番簡単なのは、カメラ機能を使うことだと思います。
カメラ機能は標準では、リボン等にはありません。
「EXCELのオプション」からクイックアクセスツールバーに出します。

1)[OFFICEボタン]-[EXCELのオプション]-[ユーザー設定]を開く
2)コマンドの選択で、「リボンにないコマンド」を選択し、「カメラ」を追加
3)OKで閉じる
4)鏡像にコピーしたい範囲を選択し、カメラボタンをクリック、張り付けたい場所をクリックすると図形としてコピーされる
5)枠線ができてしまうので、これは図を右クリック→「図の書式設定」で線なしにする
6)「ページレイアウト」リボンの配置ボックスの回転→「左右反転」で反転されます

  • 2010年11月23日

Excelファイルが開けない

PC:富士通 FMV-DESKPOWER C20SB/M
OS:WindowsXP
Memory:512MB

経理専用のパソコンです。ネットには接続せず、スタンドアローンで使用されています。
これが最近調子が悪いそうで、重要なパソコンでもあるので心配になったようで、どうしたら良いかアドバイスをご希望です。

まず、調子が悪い内容ですが、マウスの調子が悪いとか。
今回ノートパソコンを新規購入されたので、それに付属していた有線マウスに付け替えて見たところ問題無さそうです。
次に、EXCELファイルを開けなくなったそうです(訪問前日突然!)。
EXCELを起動して「開く」ボタンから開けばOKですが、ファイルをダブルクリックだと、EXCELが立ち上がるだけで、ファイルは開かないのです。
これは、EXCELの軽い障害です。
対処法はネットにありました。
[ツール] – [オプション] の [全般] タブで 「ほかのアプリケ ーションを無視する」をオフにすると直りました。
[XL2003]ダブルクリックでファイルを開くことができない

どうやら調子の悪いのは直ったようですが、それでもいつかは壊れるものですから、念のためノートパソコンにもEXCELをインストールし、デスクトップでも、ノートパソコンでも作業できるように、データはバックアップしていただくようにしました。
WindowsXP無印ですが、ネットにさえ繋がなければ、メモリが少なくても動作は快適です。

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f_masao
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私も一台をXPでスタンドアロンで使ってます。軽快で良質なソフトが豊富なので重宝し…
marumi
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経理やデザイン系などの専門色の強い作業には、ネットに繋がないパソコンの方が良いっ…