• 2017年8月16日

EXCELファイルが開けなくなった

お盆休み明けの朝、業務で最も重要なEXCELファイルが開けなくなりました。
EXCEL2003で作成したファイルで、拡張子は「xls」。
ファイルサイズは約20MB。
ワークシート数多く、行数は2000以上あります。
コメントもとても多い。
他のファイルへのリンクもあり、中には今は無いNASの中への設定が残っています。
バックアップはひと月前のものしかありません。
どのパソコンからも開けないし、それ以外は問題無いので、そのファイル自体が壊れたと思われます。

ファイルを読み込めません

EXCELエラー

開こうとすると、「読み取れない内容が含まれています。このブックの内容を回復しますか?」と聞かれ、「はい」をクリックして回復すると、回復されたファイルはデータのみで、書式やコメントは削除された状態です。EXCEL2016でも同様。
書式を設定し直せば使えますが、コメントは復旧できません。コメントが実は重要でした。

ネットでググるとOffice2003のバージョンで似たような障害はあったようです。修復ファイルも公開されていたようですが、すでにサポート終了しており、ダウンロードページも表示されませんでした。

UbuntuのLibreOfficeで開いてみると、時間はかかりますが開けました。
コメントも見れます。
ただ、そのファイルを名前を付けて保存しようとか、ワークシートを新規ファイルにコピーしようとか、何かしようとすると、フリーズしてしまいます。
いや、とてつもなく時間がかかっているのかもしれません。

MACのLibreOfficeで開いてみました。
すると、時間はかかりましたが開くことができ、ファイル名を変えて保存し直すと、Windowsでも開くことができました。
いくつかのワークシートはデータが失われているので、そのあたりに原因があったのかもしれません。
これはEXCELで修復したファイルの方にデータが残っているので何とかなりそうです。

MACえらい!LibreOfficeえらい!

  • 2017年8月16日

EXCELのコメントの文字サイズを大きくしたい

コメントEXCELのコメントの文字サイズが小さいので、初期値を小さくしたいとご質問です。
通常の文字サイズの初期値はオプションで変更できますが、コメントサイズの初期値を変更する箇所は見当たりません。
コメントの文字サイズは、Windowsのヒントの初期値を変更します。

デスクトップ上で右クリック→「ディスプレイ設定」→「ディスプレイの詳細設定」→「テキストやその他の項目のサイズ調整」を開く。
「テキストサイズのみを変更する」の「タイトルバー」を「ヒント」に変更。
文字サイズを変更→「適用」

ヒント

ただし、Windowsのポップヒントもすべてこのサイズになります。

  • 2017年8月7日

EXCEL2016のテキストファイルウィザードが出ない

EXCEL2016でテキストファイルを挿入する際に、テキストファイルウィザードが出ないことに気づいた。
タブ区切りのテキストファイルが全部1列で読み込まれてしまう。
テキストファイルウィザードが出ないのです。

調べたところ、Officeの自動アップデートで変更されたらしい。
MOS Excel 2016 対策テキスト& 問題集 (FPT1617)
↑対処法がここにしか載ってない( ´Д`)=3

【Excel基本設定の変更】
テキストウィザードが表示されるように、設定を変更します。
一旦設定すると、以降、その設定が有効になります。最初に一度だけ設定します。
①《ファイル》タブを選択
②《オプション》をクリック
③《Excelのオプション》ダイアログボックスが表示される
④左側の一覧から《データ》を選択
⑤右側の一覧から《レガシーインポートウィザードの表示》の《テキストから(レガシ)》のチェックをオンにする
⑥《OK》をクリック

excel

【代替操作】
「《データ》タブ→《外部データの取り込み》グループの《テキストからデータを取り込み》」の操作の代わりに、次の操作を行ってください。
①《データ》タブを選択
② (データの取得)グループの《従来のウィザード》をクリック
③《テキストから(レガシ)》をクリック

excel

CSVファイルをインポートするとクエリが作られるとか困ってる人もいました。
講習会だと困っちゃうね。

  • 2015年11月5日

EXCELで有給休暇を管理する

有給休暇管理表お客様から有給休暇の管理表に関してご相談いただきました。
有給休暇の付与や時効消滅、休暇取得などの増減をわかりやすくしたいそうです。
社会保険労務士さんも契約していますし、管理ソフトもあるようなのですが、相談したところ、「めんどくさい」そうで、手書きでやってと言われたそうです。
ちょっとムカっときたので、EXCELで作ってみました。
使っているのは関数だけです。
管理表の作成日、社員名、入社年月日、有給休暇取得日を入力するだけで毎年増減が管理できます。
EXCELの2003-2016、LibreOfficeで動作確認済みです。
このくらいのワークシートなら互換性など問題にならないのです。

ファイルを公開して自由に使って頂いても良かったのですが、ベースになる書式の出所が確認できないので、イメージだけのせます。
講習会のテーマにも良さそうですね。

  • 2014年9月25日

EXCELに見えない図形(オブジェクト)がたくさん

EXCELファイルが妙にサイズが大きいというトラブルが結構あります。
マクロだのいろいろ機能を使っているのでも無いのに5MBを超える。
今回のケースは、見えない図形(オブジェクト)が数えきれないほどあった為でした。
図形を普通に削除しようとすると恐ろしく時間がかかって、フリーズしているか、フリーズしているかのように見えます。
一つオブジェクトをクリックして選択し、[Ctrl]+[A]ですべてのオブジェクトを選択できるはずなのですが、とにかく図形をいじるととてつもなく重たくなるので別の方法で。
前のEXCEL(2000-2003)では[編集]→[ジャンプ]→[セル選択]→[オブジェクト]でしたが、2007・2010では、[Ctrl]+[G]→[セル選択]→[OK]→オブジェクトにチェック。

見えない図形

すると何千ものオブジェクトが・・・・。
これをDeleatで全て削除。恐ろしく時間がかかるので放置。
結局、朝放置して仕事に行って、午後返ってきてまだ終わらず、6時間ほどかかったようです。

LibreOfficeの場合は、画面下の図形描画ツールバーの左下にある図形選択の矢印ボタンをクリックし、[Ctrl]+[A]でオブジェクト全て選択。Deleatで削除。
こちらは図形選択に少し時間はかかりますが削除はすぐにできました。
LibreOffice

12MBあったファイルが45KBになりました。
これって、ネットでもググると同じようなケースがヒットします。
一体どんな事をしたらこういう風になるのでしょう?
今回は使わないファイルでしたが、仕事で上司からこんなファイルが送られてきたら・・・、得意先からこんなファイルが送られてきたら・・・、みんなどうするんだろう。

  • 2014年4月18日

NASに保存したExcelファイルをダブルクリックすると、開くのに異常に時間がかかるとのこと。
そういえば別のお客様の会社で、同じ症状を見ました。
調べてみると、あちこちで同じ障害が起こっていますね。

ネットワーク経由で Excel ブックを開く処理が遅い

Office File Validation (OFV) アドインがインストールされた Excel 2003 でネットワーク上のファイル共有から XLS ファイルを開くのが遅い

office file validation add-in

「Office File Validation Add-In」のせいです。
不正に細工されたOfficeファイルを検知するアドインで、3年前くらいからの障害らしいのですが、上記のサイトでは昨年の7月にも更新されています。
つまり、対応しきれず続いてるってこと?誤検知もあるらしい。どっちが不正だ。

法人のお客様でも、あるパソコンは修正プログラムで直ったけど、別のパソコンはダメだったりします。
「MS-OFFICE2003」はサポート終了ですが、対応不可能な会社さんだってあります。
ちなみにお金の問題では無く、業務に支障が出る問題です。
こちらで修正プログラムで解消しないパソコンは、担当者がある程度スキルのある方なので、「Office File Validation Add-In」をアンインストールすることにしました。

それにしても腑に落ちないのは、何で今頃になってこれが発生したのか・・・。

 

  • 2013年5月12日

Office2010のツールバーもどきを作る

Office2010のリボンがどうしても嫌いです。イライラします。
そこで、クイックアクセスツールバーによく使うボタンを設置してリボンの下に表示してみました。
設置したのは、「新規」「開く」「上書き保存」「左揃え」「中央揃え」「右揃え」「罫線」「書式コピー」「ページ設定」「印刷プレビュー」「印刷プレビューと印刷」「プレビューを閉じる」「閉じる」
excel

リボンは最小化して、必要な時だけ表示させます。
たいていのコマンドは右クリックからのメニューでできます。
なかなかいい感じになりました。

  • 2013年5月3日

Excelでワープロ

Wordで俳句の冊子を作るのだそうです。
中で、一句ごとに番号を降るのが大変だそうです。
こんな感じ。
word縦書 で、番号を横書きにする為に、「縦中横」なんて機能を使うのですが、これがかなりめんどくさい。
しかも番号を上書きで入力できない。

考えました。
いっそ、Excelでやった方が簡単じゃないですか?

オプションでEnterの後左に進むよう設定して、1ページ分作ったらシートコピーしたらすごく簡単じゃないですか?
番号はオートフィルで一気に入力、文章は上書きで。
実際、ワープロ打つのもExcel使う人っているんです。
なぜなら、Wordは機能が多くて、使わない(知らない)機能が勝手に動くのを止めるのが大変で使いづらいからなんです。

印刷しちゃったら、どっちで作ったかなんてわかりません。
excel縦書

  • 2013年4月15日

EXCELの1900年問題?

EXCELで作成されたワークシートをLibleOfficeで開いたところ面白い現象が起きました。
左がEXCEL2003で、右がLibleOffice。
同じ文書を開いています。

excel libre excel
Libre Officeでは9日が重複し、30日が無くなっています。
この9日のところまでは、セルの中のデータは「2012/3/9」なのです。
おかしくなっているその下のデータは「1900/1/10」になっていて、消えた30日まで「1900/1/30」で、31日は「2012/3/31」です。
おそらくここから手入力したのでしょう。
試しにLibreOfficeで「13」と入力して表示形式を日付にすると、「1900/1/12 0:00」になりました。
「MS-OFFICE2013」で「13」と入力して表示形式を日付にすると、「1900/1/13 12:00 AM」になりました。
「1/13」と入力すれば「2013/1/13」となります。
Excelの1900年問題というのがありましたが、それに対応した結果出たバグでしょうか?
ともあれ、「x/x」、「xx/x/x」の形式で入力すれば問題は無いようです。

  • 2012年5月31日

パソコンのセキュリティ設定

セキュリティ設定をお願いしたいとご依頼頂きました。
こちらは毎年1回パソコンのセキュリティ設定と更新処理などで伺っています。

インストールしている「NOD32アンチウイルス」のアップグレード。
WindowsUpdate。
「Adobe Reader」「Flash」「Java」を最新にアップグレード。
パソコンに変なものが入り込んでいないか確認。
古いパソコンはIEをVer.6からVer.7にUpgrade。
かな入力がローマ字入力になってしまったのを修正。

工事工程表をパソコンで作りたいと仰せ。
本当は、手描きで充分なものは無理にパソコンでやる必要は無いのです。
そうお話しすると、仲間内がみんなパソコンで作っているので、なんだか手書きが出し辛い雰囲気なのだそうです。

お客様がフリーソフトの工程表を見つけたそうですが、日程部分を一マスづつ色を変えなくてはならず、大変だったそうです。
つまり、お客様ご夫妻がパソコンもExcelも使いこなせない状態なわけです。
使い易いものがあれば有料でも構わないと仰せです。
私もご相談を受けて、Excelで工程表を作るのは簡単ですが、
お使いになるお客様自身がExcelをどの程度理解してるのかで使い勝手が変わります。
つまり、一番良い方法は一つでは無い。
一番問題なのは日程の部分。

フリーソフトも探したそうですが、いじくっている間に変になってしまったとか。
見つけたというフリーソフトを見せていただき、タブを追加。
「便利な使い方」とタブに名前をつけます。
以下の4つの解説を入力。

1)セルの範囲設定は始点をクリックして、[Shift]を押しながら終点をクリック
2)飛び飛びの範囲選択は、[Ctrl]を押しながらセルをクリック
3)連続したデータの入力は、2つのセルを入力して範囲設定し、右下の[+]をドラッグ
4)直前に行った操作を繰り返すには、範囲設定して[F4]

この4つだけでも覚えると、Excelだけでなくパソコンのいろんな操作が楽になります。
そして、このファイル名に「(ファイル名)(原本)コピーして使う」と名前をつけます。
つまり、この表のコピーを作業するならいつも解説が見れます。
お客様は私が作業しているのを見て、「Undo(直前の作業の取り消し)」を覚えたようです。

高機能なものを勉強しないと使えない現状では、パソコンを使う人がいつまでたっても楽になりません。
会計ソフトも買ったそうですがうまく使えないとか。
税理士さんは今までどおり領収証を整理して手描きのノートへの記入で良いと言っているそうです。
私も同意見です。
税理士さんがそう言っているならそれで良いのです。
なまじ、不慣れなのに入力などすると、かえってチェック作業が発生してしまいます。
何でもかんでもパソコンを使うのが良いというわけではありません。