• 2022年7月11日

FAXペーパーレス化の方法

FAXのペーパーレス化の現状をまとめてみました。

  1. NTTひかり電話のオプション「FAXお知らせメール」
     ※ 昔使いました

      FAX → メール通知   
         NTTサーバー ← パソコン

  2. 複合機の機能で、複合機内にFAXデータを保存し、パソコンからそのフォルダへショートカットを作成。
     ※ これはユーザーは楽で、採用会社多数、セキュリティは?

      FAX → 複合機 ← パソコン

  3. 複合機の機能で、クラウドストレージへ転送したり、メール転送する。
     ※ 現在Brotherプリンターで利用中、Google Driveへ転送、Gmail転送可能。サブスク料金無し

      FAX → 複合機 →クラウドストレージ・メール ← パソコン

  4. インターネットFAXサービスを契約する。

     ※ 料金ピンキリ、使ってみないとわからない。サーバーはどこ?

      FAX → クラウドFAXサービス ← パソコン

 

今回は、複合機のFAXパソコン転送を応用してみました。

複合機の機能でNASやパソコンにFAXデータを転送することができますが、クラウドへの転送ができません。
そこで、1台のパソコンにFAXデータを転送し、そのフォルダ[FAX受信]をGoogleDriveで同期、他社員と共有しました。

または、FAXデータをGmailに転送し、GASでGoogleDriveに格納するように設定。これはスケジュールを設定するか、トリガー設定をするか、会社の事情によると思います。

そもそも、ずっとFAXを続けるのか、業務のスキームはそのままで良いのかを検討すること、定期的に見直すことが必要と思います。