• 2012年5月31日

パソコンのセキュリティ設定

セキュリティ設定をお願いしたいとご依頼頂きました。
こちらは毎年1回パソコンのセキュリティ設定と更新処理などで伺っています。

インストールしている「NOD32アンチウイルス」のアップグレード。
WindowsUpdate。
「Adobe Reader」「Flash」「Java」を最新にアップグレード。
パソコンに変なものが入り込んでいないか確認。
古いパソコンはIEをVer.6からVer.7にUpgrade。
かな入力がローマ字入力になってしまったのを修正。

工事工程表をパソコンで作りたいと仰せ。
本当は、手描きで充分なものは無理にパソコンでやる必要は無いのです。
そうお話しすると、仲間内がみんなパソコンで作っているので、なんだか手書きが出し辛い雰囲気なのだそうです。

お客様がフリーソフトの工程表を見つけたそうですが、日程部分を一マスづつ色を変えなくてはならず、大変だったそうです。
つまり、お客様ご夫妻がパソコンもExcelも使いこなせない状態なわけです。
使い易いものがあれば有料でも構わないと仰せです。
私もご相談を受けて、Excelで工程表を作るのは簡単ですが、
お使いになるお客様自身がExcelをどの程度理解してるのかで使い勝手が変わります。
つまり、一番良い方法は一つでは無い。
一番問題なのは日程の部分。

フリーソフトも探したそうですが、いじくっている間に変になってしまったとか。
見つけたというフリーソフトを見せていただき、タブを追加。
「便利な使い方」とタブに名前をつけます。
以下の4つの解説を入力。

1)セルの範囲設定は始点をクリックして、[Shift]を押しながら終点をクリック
2)飛び飛びの範囲選択は、[Ctrl]を押しながらセルをクリック
3)連続したデータの入力は、2つのセルを入力して範囲設定し、右下の[+]をドラッグ
4)直前に行った操作を繰り返すには、範囲設定して[F4]

この4つだけでも覚えると、Excelだけでなくパソコンのいろんな操作が楽になります。
そして、このファイル名に「(ファイル名)(原本)コピーして使う」と名前をつけます。
つまり、この表のコピーを作業するならいつも解説が見れます。
お客様は私が作業しているのを見て、「Undo(直前の作業の取り消し)」を覚えたようです。

高機能なものを勉強しないと使えない現状では、パソコンを使う人がいつまでたっても楽になりません。
会計ソフトも買ったそうですがうまく使えないとか。
税理士さんは今までどおり領収証を整理して手描きのノートへの記入で良いと言っているそうです。
私も同意見です。
税理士さんがそう言っているならそれで良いのです。
なまじ、不慣れなのに入力などすると、かえってチェック作業が発生してしまいます。
何でもかんでもパソコンを使うのが良いというわけではありません。

 

  • 2011年11月3日

EXCEL互換パックで読み取り専用になる

職場のEXCEL2007で作成したファイルを自宅のパソコンで開くと読み取り専用になるとご相談を受けました。
自宅のパソコンには、EXCEL2003と互換機能パックが入っています。
そのファイルに含まれる機能が2003では使えないわけです。

自宅のパソコンのEXCELも、バージョンアップしなければいけないのでしょうか?

もちろんバージョンアップすれば、ここでは問題解決するでしょう。
では、他の人も、他の取引先も、みんなバージョンアップせよということになります。
そもそもこの現象は、ファイルを作った側が保存形式を「97-2003 ブック(*.xls)」で保存すれば良いのに、2007形式(*.xlsx)で保存したから起こった障害で、作成側で回避できる問題です。
97-2003互換形式
いちいち面倒なら、EXCELのオプションで保存形式をあらかじめ「97-2003 ブック」にしておけば良いです。
この問題については、大学関係では案内されているはずですが、特に東京農業大学の案内がわかりやすい。
Excel 2007-2003 ファイル互換について

会社でOFFICEのバージョンが違うものが1台混在すると、上記の問題がとても不便で、知らずに購入した会社はたいていこのようなトラブルに見舞われています。
EXCELの講習会を請け負うことがあるので、バージョンが変わるたび新機能を確認しますが、2002以降のバージョンアップの新機能で、「これはぜひ使いたい」と言われるものはありません。
生徒さんにもテキストには載っているので紹介しますが、結局使わないような機能です。
ましてや互換の問題が起こるかもしれないリスクを犯してまで使いたい機能はありません。

自宅のEXCELのバージョンが古かったおかげで、かえってこういう問題があることに気付けました。
知らないうちに他人に迷惑をかけないよう注意しましょう。

ちなみに、私も慣れれば使いやすいのかもしれないと、しばらく併用して使っては見ましたが、やはり互換性の問題でトラブルやイライラすることが多く、使用を断念してアンインストールしました。

  • 2011年2月18日

EXCEL2007で左右鏡像を作りたい

お客様からの質問です。
EXCEL2007で図形などを挿入して作った書類を、左右鏡像にして見開きに印刷したいのだそうです。
方法はひとつではありませんが、データとして使わなくて良いなら、一番簡単なのは、カメラ機能を使うことだと思います。
カメラ機能は標準では、リボン等にはありません。
「EXCELのオプション」からクイックアクセスツールバーに出します。

1)[OFFICEボタン]-[EXCELのオプション]-[ユーザー設定]を開く
2)コマンドの選択で、「リボンにないコマンド」を選択し、「カメラ」を追加
3)OKで閉じる
4)鏡像にコピーしたい範囲を選択し、カメラボタンをクリック、張り付けたい場所をクリックすると図形としてコピーされる
5)枠線ができてしまうので、これは図を右クリック→「図の書式設定」で線なしにする
6)「ページレイアウト」リボンの配置ボックスの回転→「左右反転」で反転されます

  • 2010年11月23日

Excelファイルが開けない

PC:富士通 FMV-DESKPOWER C20SB/M
OS:WindowsXP
Memory:512MB

経理専用のパソコンです。ネットには接続せず、スタンドアローンで使用されています。
これが最近調子が悪いそうで、重要なパソコンでもあるので心配になったようで、どうしたら良いかアドバイスをご希望です。

まず、調子が悪い内容ですが、マウスの調子が悪いとか。
今回ノートパソコンを新規購入されたので、それに付属していた有線マウスに付け替えて見たところ問題無さそうです。
次に、EXCELファイルを開けなくなったそうです(訪問前日突然!)。
EXCELを起動して「開く」ボタンから開けばOKですが、ファイルをダブルクリックだと、EXCELが立ち上がるだけで、ファイルは開かないのです。
これは、EXCELの軽い障害です。
対処法はネットにありました。
[ツール] – [オプション] の [全般] タブで 「ほかのアプリケ ーションを無視する」をオフにすると直りました。
[XL2003]ダブルクリックでファイルを開くことができない

どうやら調子の悪いのは直ったようですが、それでもいつかは壊れるものですから、念のためノートパソコンにもEXCELをインストールし、デスクトップでも、ノートパソコンでも作業できるように、データはバックアップしていただくようにしました。
WindowsXP無印ですが、ネットにさえ繋がなければ、メモリが少なくても動作は快適です。

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f_masao
f_masao

私も一台をXPでスタンドアロンで使ってます。軽快で良質なソフトが豊富なので重宝し…
marumi
marumi

経理やデザイン系などの専門色の強い作業には、ネットに繋がないパソコンの方が良いっ…

  • 2010年8月31日

EXCEL2010で作成したファイルをEXCEL2003で開いて、シートコピーが正常にできない

シートコピーをすると、「255バイト目までがコピーされます…」というアラームが表示され、途中までしか文字がコピーされません。
これは2003の仕様です。
セル単位でコピーすればできます。

  • 2010年2月13日

Excelを上書きするとTempファイルが・・・

Excelで、ファイルを名前をつけて保存で上書きすると、Tempファイルが残るトラブルです。
ネットでググったところ、ウイルスバスターの入ったパソコンでこの障害が起こっているようです。
こちらのパソコンではNTTのウイルスクリアVer.4が入っています。
トレンドマイクロのホームページにVer.2009用の修復ツールがあったので、試しに摘要してみました。
すると、あっさり治りました。