• 2020年3月4日

FAXをやめたい(PDF編集)

在宅勤務(テレワーク、リモートワーク)移行の壁になるのが、電話・FAX。FAXで届く注文に色々書き込んで返信FAXする業務をどうするか、今どきの複合機はFAXをNASに転送したり、メールに添付する機能はありますが、それを紙で処理している今までの業務のあり方を、人間が変えていかないといけないのです。

FAX受信→口頭で在庫確認→返事書き込み→FAX返信
これを
FAX受信→NASへ転送→Slackで在庫確認→PDF編集で返事書き込み→PCFAX送信。
に変えるわけです。

PDF編集には、普通は高額なアプリ「Acrobat」などを使うわけですが、フリーソフト「Libre Office」でPDFファイルを開くと編集が可能で、PDFに書き出しも可能です。

紙でなくデータを扱う場合、ファイル名にルールを決めて、NASに転送されたFAXファイルをまず、その日の日付フォルダに入れ、xxxx(受信日付時刻).pdfとし、確認作業や返信など作業が終わり次第、ファイル名に追加していってはどうでしょう?xxxx(受信日付時刻)○○在庫確認xxxx(返信日付)fax返信済.pdf。

そして、PCFAXで送信。その日の日付フォルダにある返信済みファイルの数と、PCFAXの送信数が一致していれば良し。その確認作業を別のスタッフがすればなお確実です。そして、翌日それぞれ取引先フォルダにファイルを移動。

紙で目の前にあるのと違って、データの扱いは不慣れなうちはミスが増えそうです。最初はみんな不慣れなのです。それなら、紙を見える所に置いておくように、画面をマルチモニタにして、処理が終わるまで画面に出しておいても良いでしょう。これで棚の上の分厚いファイルは一つ無くなります。

  • 2019年8月26日

Adobe ReaderでPDFが開けない

突然複合機に保存されているFAXが開けなくなったとSOSが来ました。

Adobe Acrobat または Readerに問題があります。Acrobat または Readerを実行している場合、終了してからもう一度やり直してください。。(0:521)

パソコンに保存すれば開けます。複合機のFAXソフトからAdobe Readerへの連携に問題がありそうです。ネットでググって、下記の方法で解決しました。

1.Adobe Readerを開きます。
2.左上の「編集」を左クリック
3.開いたメニューの一番下の「環境設定(N)」を左クリック
4.大きなウィンドウの左のメニューの真ん中の「セキュリティ(拡張)」を左クリック
5.上にサンドボックスによる保護の中の「起動時に保護モードを有効にする(M)」の
 チェックを外してください。
6.右下の「OK」を左クリック

ウイルスバスタークラウドにも問題が発生しているようです。

Adobe Acrobat Readerでオンライン上のPDFファイルを開くことができない事象やPDFファイルの印刷ができない事象が発生する

フリーウェイ販売管理でもPDFへの出力ができなくなり、やはり同じ方法で改善しました。

他のお客様では、Thunderbirdでメールの添付ファイルをダブルクリックで開くとすごく時間がかかるそうで、この方法をお試し頂くようお願いしました。

そもそも、Acrobatの提供する保護モードは、悪意あるPDFファイルからパソコンを守るための機能なので、デフォルトで有効になっています。本来は特定のPDFを信頼する設定をしてセキュリティ制限を回避すべきで、Acrobatのサポートサイトに解説があります。
 
ただ、普通のお客様には難しいと思われ、今のところは無効にしていただくしか無いかなと思います。悪意あるPDFであればセキュリティソフトが対応するだろうと考えます。

 

  • 2019年8月21日

PDFの文章をコピーすると文字化けする

複合機でスキャンしたPDF文書の内容をコピーすると文字化けするとのご質問です。複合機は「Canon PIXUS TS8130」。全部が文字化けするわけではありません。

この複合機は複合機のパネルからスキャンするには、文章か画像か簡単な設定しか選択できません。パソコンのスキャンアプリからだと、PDF(文章)で設定でき、これだと文字化けしません。

スキャンして作成されたPDFファイルのプロパティを見ると、フォントを読み込んでいるかいないかがわかります。ファイルに読み込まれていないので、どうにもなりません。スキャンする際に正しい設定でスキャンする必要があります。